Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

§ 1. Definicje

1. Usługodawca — [pełna nazwa spółki], z siedzibą pod adresem [adres siedziby], wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS [KRS], NIP [NIP], adres e-mail kontaktowy: [e-mail kontaktowy] (dalej: „symu.co" lub „Usługodawca").
2. SportDesk lub System — system informatyczny działający w modelu SaaS (Software as a Service), dostępny pod domeną sportdesk.pl oraz subdomenami przypisanymi poszczególnym Klubom, umożliwiający zarządzanie klubem sportowym, w szczególności ewidencją zawodników, grupami treningowymi, frekwencją, składkami, wydarzeniami, zgodami oraz komunikacją z rodzicami/opiekunami i zawodnikami.
3. Regulamin — niniejszy dokument, określający zasady korzystania z Systemu.
4. Umowa powierzenia — Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawierana pomiędzy Klubem a symu.co na podstawie art. 28 RODO, której akceptacja jest warunkiem założenia Konta Klubu.
5. Klub — stowarzyszenie, uczniowski klub sportowy, spółka lub inny podmiot prowadzący działalność sportową, który założył Konto Klubu w Systemie i w imieniu którego działają jego Użytkownicy.
6. Konto Klubu — indywidualna, wyodrębniona logicznie przestrzeń Systemu przypisana Klubowi, dostępna pod dedykowaną subdomeną ({slug}.sportdesk.pl), w której przechowywane są dane Klubu i osób z nim związanych.
7. Użytkownik — osoba fizyczna korzystająca z Systemu w ramach Konta Klubu na podstawie uprawnień nadanych przez Klub, w szczególności członek zarządu Klubu, trener lub rodzic/opiekun zawodnika.
8. Konsument na prawach przedsiębiorcy — osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, zawierająca umowę bezpośrednio związaną z tą działalnością, gdy z treści umowy wynika, że nie ma ona dla niej charakteru zawodowego, w rozumieniu art. 385⁵ Kodeksu cywilnego.
9. RODO — rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych.
10. Kreator — formularz dostępny pod adresem sportdesk.pl/zaloz-klub, służący do założenia Konta Klubu.
11. Plan — zakres funkcjonalny Systemu dostępny dla Klubu: Plan Darmowy (Free), Plan Pro lub Plan Pro AI, opisane szczegółowo w § 6.

§ 2. Postanowienia ogólne i zakres usługi

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia przez symu.co usługi SportDesk drogą elektroniczną, w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Usługa polega na udostępnieniu Klubowi Systemu wraz z przestrzenią do przechowywania i przetwarzania danych związanych z prowadzeniem klubu sportowego, w tym: ewidencji zawodników, grup i trenerów, list obecności, wydarzeń i zapisów na nie, składek, należności i wpłat, wiadomości e-mail i SMS do zawodników i opiekunów, rejestru zgód oraz deklaracji członkowskich.
3. System jest udostępniany w modelu wielodostępnym (multi-tenant) — każdy Klub korzysta z odrębnej, logicznie wyodrębnionej subdomeny, a dane jednego Klubu nie są udostępniane innym Klubom.
4. Korzystanie z podstawowego zakresu funkcjonalnego Systemu (Plan Darmowy) jest nieodpłatne. Odpłatne są wyłącznie funkcje dodatkowe opisane w § 6.
5. Regulamin jest udostępniony nieodpłatnie na stronie sportdesk.pl w formie umożliwiającej jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie, przed zawarciem umowy o świadczenie usług.

§ 3. Konto Klubu i Użytkownicy

1. Stroną umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną jest wyłącznie Klub, reprezentowany przez osobę zakładającą Konto Klubu w Kreatorze. Regulamin nie kreuje żadnego stosunku prawnego pomiędzy symu.co a poszczególnymi Użytkownikami działającymi w ramach Konta Klubu (trenerami, rodzicami, opiekunami, zawodnikami).
2. W ramach Konta Klubu funkcjonują role Użytkowników o zróżnicowanym zakresie uprawnień, nadawane przez Klub według własnego uznania, w szczególności:
   1. rola administracyjna (zarząd Klubu) — pełny dostęp do Konta Klubu;
   2. rola trenerska — dostęp ograniczony do własnych grup i zawodników;
   3. rola rodzica/opiekuna — dostęp ograniczony do danych własnych dzieci.
3. Klub odpowiada za nadawanie i cofanie uprawnień Użytkownikom oraz za zgodność tych działań z przepisami prawa, w tym z przepisami o ochronie danych osobowych.
4. Jedno Konto Klubu przypisane jest do jednej subdomeny. Zmiana subdomeny po założeniu Konta Klubu wymaga kontaktu z symu.co.

§ 4. Warunki techniczne

1. Korzystanie z Systemu wymaga: dostępu do sieci Internet, przeglądarki internetowej w aktualnej wersji obsługującej JavaScript i pliki cookies oraz — w przypadku aplikacji dla trenerów — urządzenia mobilnego z przeglądarką obsługującą progresywne aplikacje internetowe (PWA).
2. Usługodawca nie odpowiada za niedostępność Systemu wynikającą z niespełnienia przez Klub lub Użytkownika wymagań technicznych, o których mowa w ust. 1.
3. Zabronione jest dostarczanie przez Klub i Użytkowników treści o charakterze bezprawnym oraz podejmowanie działań mogących zakłócić funkcjonowanie Systemu, w tym prób nieuprawnionego dostępu do danych innych Klubów.

§ 5. Zakładanie konta w Kreatorze i reprezentacja Klubu

1. Konto Klubu zakłada się samodzielnie, w pełni elektronicznie, za pośrednictwem Kreatora dostępnego pod adresem sportdesk.pl/zaloz-klub.
2. Osoba zakładająca Konto Klubu w Kreatorze oświadcza, że jest uprawniona do reprezentowania Klubu i do zaciągania w jego imieniu zobowiązań wynikających z Regulaminu oraz z Umowy powierzenia. Usługodawca nie weryfikuje tego oświadczenia w sposób inny niż opisany w ust. 5, a osoba składająca oświadczenie niezgodne z rzeczywistością ponosi za to wyłączną odpowiedzialność.
3. Proces Kreatora obejmuje w szczególności: podanie danych Klubu (nazwa, miasto, dyscyplina sportu), wybór adresu subdomeny, opcjonalne dodanie logo, wybór modułów funkcjonalnych, konfigurację wybranych modułów, wybór Planu oraz założenie konta administratora Klubu (imię, nazwisko, adres e-mail, hasło).
4. Warunkiem ukończenia Kreatora i uruchomienia Konta Klubu jest zapoznanie się z Regulaminem oraz z Umową powierzenia i ich akceptacja poprzez zaznaczenie odpowiednich pól w formularzu. Akceptacja jest równoznaczna z zawarciem umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną oraz z zawarciem Umowy powierzenia. Fakt akceptacji, wersja dokumentów, data, adres IP oraz adres e-mail akceptującego są zapisywane i przypisywane do Konta Klubu.
5. Po ukończeniu Kreatora osoba zakładająca konto otrzymuje jednorazowy, ograniczony czasowo link umożliwiający pierwsze zalogowanie się na subdomenie Klubu.
6. Usługodawca zastrzega sobie prawo do odmowy założenia Konta Klubu lub jego zablokowania, jeżeli nazwa Klubu, wybrana subdomena lub treści wprowadzone w Kreatorze naruszają prawo, dobre obyczaje lub prawa osób trzecich.

§ 6. Plan Darmowy i Plany Płatne

1. Podstawowy zakres funkcjonalny Systemu (Plan Darmowy / Free) jest udostępniany Klubom nieodpłatnie i bez ograniczenia czasowego, obejmuje w szczególności: kartotekę zawodników, grup i trenerów, obsługę zgód i deklaracji członkowskich, ewidencję wydarzeń i zapisów, listy obecności, moduł składek i wpłat wraz z możliwością podłączenia własnej bramki płatności online oraz wysyłkę wiadomości e-mail.
2. Odpłatne są wyłącznie funkcje dodatkowe, dostępne w planach:
   1. Plan Pro — 99,00 zł netto miesięcznie, obejmuje dodatkowo wysyłkę wiadomości SMS do zawodników i opiekunów;
   2. Plan Pro AI — 499,00 zł netto miesięcznie, obejmuje funkcje Planu Pro oraz funkcje wspierane przez sztuczną inteligencję, wprowadzane stopniowo w miarę ich udostępniania przez Usługodawcę.
3. Ceny podane w ust. 2 są cenami netto i zostaną powiększone o podatek od towarów i usług według stawki obowiązującej w dniu wystawienia faktury.
4. Zmiana Planu następuje na wniosek Klubu, zgłoszony z poziomu Konta Klubu. Wniosek o zmianę na Plan płatny skutkuje utworzeniem zamówienia oczekującego na płatność; dostęp do funkcji płatnych zostaje włączony po zaksięgowaniu przez Usługodawcę należności za dany okres rozliczeniowy.
5. Okresem rozliczeniowym Planów Płatnych jest miesiąc kalendarzowy, o ile Klub i Usługodawca nie ustalą inaczej. Usługodawca wystawia fakturę zgodnie z obowiązującymi przepisami o podatku od towarów i usług.
6. Rezygnacja z Planu Płatnego jest możliwa ze skutkiem na koniec opłaconego okresu rozliczeniowego i nie uprawnia do zwrotu opłaty za okres, w którym funkcje płatne pozostawały aktywne.
7. Klubem, w rozumieniu niniejszego Regulaminu, jest zawsze podmiot prowadzący działalność w formie stowarzyszenia, uczniowskiego klubu sportowego, spółki lub innej zorganizowanej formy prawnej — nie jest nim osoba fizyczna niedziałająca w takim charakterze. W konsekwencji Klubowi nie przysługują uprawnienia zastrzeżone w przepisach prawa dla konsumentów, w tym prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość, o którym mowa w ustawie o prawach konsumenta.
8. Jeżeli osoba zakładająca Konto Klubu jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą i zawiera umowę bezpośrednio związaną z tą działalnością, lecz umowa ta nie ma dla niej charakteru zawodowego, przysługują jej uprawnienia Konsumenta na prawach przedsiębiorcy w zakresie wynikającym z art. 385⁵ Kodeksu cywilnego oraz z innych bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, których wyłączenie w niniejszym Regulaminie byłoby nieskuteczne.

§ 7. Płatności obsługiwane przez Klub

1. System umożliwia Klubowi podłączenie własnej, samodzielnie skonfigurowanej bramki płatności online (Tpay) w celu pobierania od rodziców/opiekunów należności z tytułu składek i innych opłat klubowych.
2. Stroną umowy o świadczenie usług płatniczych oraz stroną transakcji płatniczych realizowanych za pośrednictwem podłączonej bramki jest wyłącznie Klub i operator płatności wybrany przez Klub. Usługodawca nie jest stroną tych transakcji, nie pośredniczy w przepływie środków pieniężnych pomiędzy Klubem a rodzicami/opiekunami i nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość, terminowość ani bezpieczeństwo rozliczeń dokonywanych za pośrednictwem bramki płatności.
3. Konfiguracja bramki płatności (w tym klucze dostępowe) podawana jest przez Klub i przechowywana przez System w formie zaszyfrowanej. Klub odpowiada za prawidłowość i poufność podanych danych dostępowych.
4. Reklamacje dotyczące płatności dokonanych za pośrednictwem bramki płatności rozpatruje operator płatności zgodnie z jego regulaminem, nie Usługodawca.

§ 8. Obowiązki Klubu

1. Klub zobowiązany jest do:
   1. wprowadzania do Systemu danych prawdziwych, aktualnych i zgodnych ze stanem faktycznym;
   2. posiadania podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych wprowadzanych do Systemu, w tym pozyskiwania niezbędnych zgód od zawodników, ich opiekunów prawnych oraz trenerów, zgodnie z RODO;
   3. zachowania poufności danych dostępowych do Konta Klubu i niezwłocznego poinformowania Usługodawcy o podejrzeniu nieuprawnionego dostępu do Konta Klubu;
   4. korzystania z Systemu zgodnie z jego przeznaczeniem, Regulaminem oraz obowiązującym prawem;
   5. niewprowadzania do Systemu treści bezprawnych, w tym naruszających dobra osobiste, prawa autorskie lub przepisy o ochronie danych osobowych.
2. Klub, jako administrator danych osobowych zawodników, opiekunów i trenerów w rozumieniu RODO, ponosi wyłączną odpowiedzialność za zgodność z prawem celów i sposobów przetwarzania tych danych w Systemie. Zasady powierzenia przetwarzania tych danych symu.co określa odrębna Umowa powierzenia.

§ 9. Dostępność usługi i przerwy techniczne

1. Usługodawca dokłada starań, aby System działał nieprzerwanie, jednak nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności Systemu, w szczególności w Planie Darmowym, dla którego nie jest oferowana żadna gwarancja poziomu usług (SLA).
2. Usługodawca jest uprawniony do przeprowadzania planowanych przerw technicznych, koniecznych do konserwacji, aktualizacji lub rozbudowy Systemu, dążąc do ich przeprowadzania w godzinach najmniejszego ruchu i do minimalizowania ich czasu trwania.
3. Usługodawca nie odpowiada za przerwy w dostępności Systemu wynikające z przyczyn od niego niezależnych, w tym z działania siły wyższej, awarii sieci telekomunikacyjnych, awarii po stronie dostawców hostingu, dostawców usług SMS lub e-mail, ani z działań lub zaniechań osób trzecich.

§ 10. Odpowiedzialność

1. Usługodawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi na zasadach ogólnych wynikających z Kodeksu cywilnego, z zastrzeżeniem poniższych ograniczeń.
2. W zakresie dopuszczalnym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa, odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klubu z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi ograniczona jest do wysokości opłat uiszczonych przez Klub na rzecz Usługodawcy w ciągu ostatnich trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzających zdarzenie wyrządzające szkodę, a w przypadku Klubu korzystającego z Planu Darmowego — do kwoty 0 zł, z zastrzeżeniem ust. 4.
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
   1. treść i prawdziwość danych wprowadzonych do Systemu przez Klub i Użytkowników;
   2. decyzje podejmowane przez Klub na podstawie danych wygenerowanych przez System (w tym zestawień zaległości płatniczych);
   3. działanie zewnętrznych operatorów płatności, dostawców SMS i innych podmiotów, z których usług korzysta Klub za pośrednictwem Systemu;
   4. szkody wynikłe z nieprzestrzegania przez Klub obowiązków opisanych w § 8.
4. Ograniczenia odpowiedzialności, o których mowa w niniejszym paragrafie, nie dotyczą szkód wyrządzonych Klubowi umyślnie oraz przypadków, w których ograniczenie lub wyłączenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§ 11. Własność intelektualna

1. System, jego kod źródłowy, szata graficzna, znaki towarowe, nazwa „SportDesk" oraz wszelkie elementy twórcze Systemu stanowią własność Usługodawcy lub podmiotów, z którymi Usługodawca zawarł stosowne umowy licencyjne, i podlegają ochronie prawnej, w szczególności na podstawie ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
2. Regulamin nie przenosi na Klub ani na Użytkowników żadnych praw własności intelektualnej do Systemu. Klub uzyskuje wyłącznie prawo do korzystania z Systemu w zakresie i na zasadach określonych niniejszym Regulaminem.
3. Właścicielem danych wprowadzonych do Systemu przez Klub (danych zawodników, opiekunów, trenerów oraz danych finansowych) pozostaje Klub. Usługodawcy przysługuje prawo do przetwarzania tych danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi, zgodnie z Umową powierzenia.

§ 12. Zakończenie korzystania z Usługi i eksport danych

1. Klub może w każdym czasie zrezygnować z korzystania z Systemu poprzez zgłoszenie tego faktu na adres [e-mail kontaktowy] lub — w zakresie funkcji dostępnych w Systemie — samodzielnie, z poziomu ustawień Konta Klubu.
2. Usługodawca może rozwiązać umowę o świadczenie usług i zablokować Konto Klubu ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia przez Klub Regulaminu, w szczególności obowiązków opisanych w § 8, po uprzednim, bezskutecznym wezwaniu Klubu do zaprzestania naruszeń, chyba że charakter naruszenia uzasadnia odstąpienie od wezwania (np. działania zagrażające bezpieczeństwu danych innych Klubów).
3. Od dnia zakończenia korzystania z Systemu przez Klub (rezygnacji, rozwiązania umowy lub zablokowania Konta Klubu) Klub ma 30 dni na samodzielne wyeksportowanie z Systemu danych zgromadzonych na swoim Koncie Klubu, w formatach udostępnionych przez funkcje eksportu Systemu.
4. Po upływie terminu, o którym mowa w ust. 3, Usługodawca trwale usuwa dane Konta Klubu z Systemu, chyba że dalsze przechowywanie części danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Usługodawcy (np. przepisów o rachunkowości w zakresie danych rozliczeń między Klubem a Usługodawcą) lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
5. Postanowienia niniejszego paragrafu nie naruszają uprawnień Klubu wynikających z Umowy powierzenia w zakresie usunięcia lub zwrotu danych osobowych powierzonych Usługodawcy do przetwarzania.

§ 13. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące funkcjonowania Systemu Klub może zgłaszać na adres e-mail: [e-mail kontaktowy].
2. Reklamacja powinna zawierać: oznaczenie Klubu i Konta Klubu (subdomenę), opis zgłaszanego problemu oraz oczekiwany sposób jego rozstrzygnięcia.
3. Usługodawca rozpatruje reklamację i udziela odpowiedzi w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania. Brak odpowiedzi w tym terminie nie oznacza uznania reklamacji za zasadną.

§ 14. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności: zmiany zakresu funkcjonalnego Systemu, zmiany obowiązujących przepisów prawa, zmiany warunków świadczenia usług przez podmioty współpracujące z Usługodawcą lub konieczności dostosowania Regulaminu do dobrych praktyk rynkowych.
2. O zmianie Regulaminu Usługodawca informuje Klub z 14-dniowym wyprzedzeniem przed wejściem zmiany w życie, poprzez wiadomość e-mail wysłaną na adres administratora Konta Klubu oraz poprzez komunikat w Systemie.
3. Jeżeli Klub nie akceptuje zmian Regulaminu, może przed dniem ich wejścia w życie zrezygnować z korzystania z Systemu na zasadach opisanych w § 12. Dalsze korzystanie z Systemu po dniu wejścia zmian w życie jest równoznaczne z ich akceptacją.
4. Zmiana Regulaminu nie ma wpływu na prawa nabyte przez Klub w ramach opłaconego, trwającego okresu rozliczeniowego Planu Płatnego.

§ 15. Prawo właściwe i rozstrzyganie sporów

1. Prawem właściwym dla umowy o świadczenie usług zawieranej na podstawie Regulaminu jest prawo polskie.
2. Sądem właściwym do rozstrzygania sporów wynikłych z Regulaminu jest sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa przyznających właściwość innemu sądowi.

§ 16. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność i skuteczność pozostałych postanowień.
3. Regulamin wchodzi w życie z dniem [data wejścia w życie] i obowiązuje do czasu jego zmiany na zasadach opisanych w § 14.
4. Aktualna wersja Regulaminu dostępna jest pod adresem sportdesk.pl/regulamin. Wersja Regulaminu zaakceptowana przez dany Klub w Kreatorze jest zapisywana wraz z datą i danymi identyfikującymi akceptację, o których mowa w § 5 ust. 4.