Program do zarządzania klubem sportowym wybiera się raz na kilka lat. Zmiana boli, bo w systemie siedzą salda rodzin, historia wpłat i zgody RODO. Ten tekst zbiera pytania, które warto zadać każdemu dostawcy, i wyjaśnia cztery modele cenowe, które spotkasz na rynku. Na końcu jest lista kontrolna przed migracją danych.
Najpierw policz, ile kosztuje Cię dziś arkusz
Zanim porównasz cenniki, policz koszt obecnego sposobu pracy. Arkusz jest darmowy tylko na papierze.
Weź jeden miesiąc i zapisz:
- ile godzin zarząd dopasowuje przelewy do zawodników,
- ile wiadomości wysyła z pytaniem „czy zapłaciłem?”,
- ile czasu trener spędza na przepisywaniu listy obecności,
- ile zapisów na obóz przyszło mailem albo SMS-em i trzeba je było przepisać.
W klubie na 200 zawodników wychodzi zwykle kilkanaście godzin miesięcznie. To jest punkt odniesienia dla każdej ceny, którą zobaczysz niżej.
Cztery modele cenowe programów dla klubów
Cenniki programów dla klubów sportowych opierają się na jednym z czterech modeli. Każdy ma inny koszt przy wzroście klubu.
Opłata za zawodnika. Płacisz stałą kwotę od każdego aktywnego zawodnika, często z minimalną kwotą miesięczną. Przy 50 zawodnikach to niewiele, przy 400 rachunek rośnie razem z klubem. Sprawdź, czy liczy się zawodnik aktywny w danym miesiącu, czy każdy w kartotece.
Progi liczby zawodników. Plan „do 50”, „do 150”, „do 500”. Przewidywalny koszt, ale przekroczenie progu o jedną osobę przenosi klub do droższego planu. Zapytaj, co się dzieje we wrześniu, gdy dochodzi nowy nabór.
Prowizja od płatności. System jest darmowy albo tani, a dostawca zarabia na każdej wpłacie rodzica. Czasem prowizję płaci rodzic, czasem klub. Przy składce 200 zł i 300 zawodnikach nawet 2% to 1 200 zł miesięcznie, które ktoś zapłaci.
Darmowy rdzeń i płatne dodatki. Podstawowe moduły kosztują 0 zł bez limitu zawodników, płatne są konkretne dodatki, np. SMS-y. Koszt nie zależy od wielkości klubu, tylko od tego, czy chcesz dodatku.
Żaden model nie jest z góry zły. Policz każdy dla swojej liczby zawodników za dwa lata, nie za dzisiejszą.
10 pytań do dostawcy
1. Dokąd idą pieniądze od rodziców?
Najważniejsze pytanie. Są dwa rozwiązania: pieniądze trafiają na konto klubu u operatora płatności, albo najpierw na konto dostawcy systemu, który przelewa je dalej. W drugim przypadku klub czeka na wypłatę i zależy od kondycji dostawcy. Zapytaj też, z jakimi operatorami system współpracuje. Klub, który ma już umowę z Tpay, PayU albo Przelewy24, nie chce zakładać nowej.
2. Kto płaci prowizję od wpłaty?
Prowizja operatora płatności istnieje zawsze. Pytanie brzmi, czy dostawca dokłada do niej własną marżę i kto ją widzi na rachunku: klub czy rodzic.
3. Jak system liczy zniżki dla rodzeństwa?
Zniżka procentowa „na zawodnika” psuje się przy trojgu dzieci i przy rodzeństwie w różnych sekcjach. Zapytaj, czy jednostką rozliczenia jest rodzina, czy zawodnik. Poproś o pokazanie przykładu z trojgiem dzieci.
4. Czy trener ma aplikację do obecności?
Lista obecności prowadzona przez trenera to podstawa rozliczenia dotacji i rozmowy z rodzicem o płatności za nieobecności. Sprawdź, czy aplikacja działa na telefonie bez instalacji ze sklepu i czy trener widzi tylko swoje grupy.
5. Czy trener może dodawać zawodników?
W wielu klubach zarząd chce, żeby nikt poza nim nie dopisywał ludzi do kartoteki. Zapytaj, jak system rozdziela uprawnienia zarządu, trenera i rodzica.
6. Czy zawodnik może być w dwóch grupach naraz?
Dziecko trenuje w grupie podstawowej i w kadrze. Albo w piłce i na basenie. System, który pozwala tylko na jedną grupę, zmusi Cię do zakładania duplikatów.
7. Jak obsługiwane są obozy i wyjazdy?
Obóz to zaliczka, reszta płatności z terminem, limit miejsc i próg minimalny. Zapytaj, czy zapis i zaliczka dzieją się w jednym kroku, i czy możesz dodać własne pytania do formularza zapisu.
8. Co z RODO i umową powierzenia?
Klub przetwarza dane dzieci, więc potrzebuje umowy powierzenia z dostawcą systemu. Zapytaj, gdzie stoją serwery, czy dane klubów są od siebie odizolowane i jak system obsługuje zgody oraz usuwanie danych byłych zawodników.
9. Jak wygląda migracja danych?
Zapytaj, czy system wczyta kartotekę z arkusza i czy ktoś pomoże przenieść salda rodzin. Dopytaj też o wyjście: czy dane wyeksportujesz do Excela, jeśli kiedyś zmienisz system.
10. Czy można zacząć bez umowy i bez karty?
Najlepszy test to tydzień pracy na prawdziwych danych jednej grupy. Okres próbny 14 albo 30 dni wystarcza na test, ale nie na pełny sezon. Sprawdź, co się stanie z danymi po jego zakończeniu.
Lista kontrolna przed migracją
Gdy wybierzesz system, przygotuj dane w tej kolejności:
- Uporządkuj arkusz: jedna osoba w jednym wierszu, osobne kolumny na imię, nazwisko, datę urodzenia i grupę.
- Połącz rodzeństwo wspólnym adresem e-mail rodzica.
- Spisz salda na dzień przejścia: kto ma zaległość, kto nadpłatę.
- Zaplanuj jedną wiadomość do rodziców z linkiem do panelu i datą startu.
- Przez dwa pierwsze tygodnie licz logowania rodziców i pierwsze wpłaty online.
Szczegółowy plan na jeden weekend opisujemy we wpisie o przejściu z arkusza Google na system dla klubu.
Jak to wygląda w SportDesk
SportDesk działa w modelu darmowego rdzenia. Kartoteka, rodziny, listy obecności w aplikacji trenera, składki, płatności online, wydarzenia z zaliczką, deklaracje i komunikacja e-mail są w planie Free, bez limitu zawodników i czasu. Płatne są tylko SMS-y (plan Pro, 99 zł netto miesięcznie) i asystent AI (plan Pro AI, 499 zł netto miesięcznie).
Pieniądze od rodziców idą przez konto klubu u operatora płatności: Tpay, PayU, Przelewy24 albo Autopay. SportDesk nie pobiera od nich prowizji. Zniżki liczą się po rodzinie, zawodnik może być w wielu grupach, a trener widzi tylko swoje grupy i nie dodaje zawodników. Przy zakładaniu klubu zawierasz umowę powierzenia przetwarzania danych, a dane każdego klubu są odizolowane.
Klub założysz kreatorem w około 10 minut, bez karty płatniczej: Załóż klub.
Przeczytaj też: