Arkusz Google zna każdy rodzic, każdy trener i każdy skarbnik. Dlatego kluby trzymają w nim kartotekę latami, aż do pierwszej porażki: zepsuta formuła, starsza wersja u nowej osoby, składka zapłacona i zapomniana. Ten poradnik prowadzi Cię przez przejście z arkusza Google na system dla klubu. Zrobisz to w jeden weekend, bez utraty rekordów i bez zakładania wszystkiego od nowa.
Czwartek: uporządkuj arkusz, zanim go przeniesiesz
Import przenosi porządek, ale też bałagan. Dzień sprzątania oszczędza tygodnie poprawek.
Każde dane dostaje jedną kolumnę. Telefon do mamy trafia do kolumny „telefon opiekuna”, a numer buta do „rozmiar obuwia”. Nazwy grup doprowadź do jednej formy: U12, u12 i „rocznik 2014” bywają w arkuszu tą samą grupą. Rodzeństwo rozdziel na osobne wiersze, po jednym zawodniku w każdym.
Dzień sprzątania zrób we dwoje. Jedna osoba poprawia kolumny, druga patrzy na liczby i wyłapuje dziwactwa: rocznik 1899, telefon z dziewięcioma cyframi, grupa „test”. Te same wpisy wyłapie też import, ale wtedy stracisz wieczór na klasyfikowanie, co jest błędem, a co zwykłą literówką.
Przed eksportem zrób jeszcze trzy rzeczy:
- usuń wiersze testowe i zawodników, którzy odeszli przed dwoma sezonami,
- uzupełnij daty urodzenia, bo bez nich system nie ustawi rocznika ani kategorii wiekowej,
- scal zduplowane nazwiska: dwa wpisy jednego zawodnika to podwójna składka i pomyłka przy wpłacie.
Przed eksportem zapisz kopię arkusza z datą w nazwie pliku, na przykład „kartoteka-25-sierpnia.xlsx”. Import nie kasuje oryginału. Kopię zostawiasz jako punkt odniesienia na pierwsze tygodnie, gdy przyjdzie rozstrzygać, która wersja danych była dobra.
Teraz eksport do XLSX albo CSV.
Piątek: załóż klub i wczytaj kartotekę
Kreator klubu prowadzi Cię przez nazwę, sport i adres. Adres to subdomena typu twojklub.sportdesk.pl i logują się na niej rodzice oraz trenerzy. Dziesięć minut, bez karty płatniczej.
Wybór sportu ma znaczenie przy imporcie. System od razu zna dodatkowe pola Twojej dyscypliny: kolarze dostają numer licencji PZKol, pływacy styl główny, piłkarze pozycję i nogę. Dane z tych kolumn przyjmie import bez konfigurowania.
Przy kontaktach trzymaj się jednej reguły: jeden opiekun, jeden telefon, jeden e-mail. Dwójka rodziców z dwoma numerami w jednej komórce to najczęstszy powód, dla którego wiadomość nie dociera. Drugi numer dorzucisz w kartotece po imporcie, już jako osobne pole.
Podstawowe kolumny czyta system sam. Reszta idzie do pól dodatkowych.
| Kolumna w arkuszu | Co robi system |
|---|---|
| imię, nazwisko | karta zawodnika w kartotece |
| data urodzenia | rocznik i kategoria wiekowa |
| grupa | tworzy grupę, jeśli jej jeszcze nie ma |
| telefon, e-mail opiekuna | profil rodzica spięty z dzieckiem |
| numer licencji, rozmiar koszulki | pole dodatkowe właściwe dla Twojego sportu |
Po imporcie porównaj liczby. Jeżeli arkusz miał 512 wierszy, kartoteka ma pokazać 512 zawodników. Sprawdź też losowo dziesięć kart: daty, grupy, numery telefonów. Zwróć uwagę na kategorie wiekowe: system wylicza je z rocznika, więc literówka w dacie przesunie dziecko do złej grupy.
Czego import nie rozpozna, uzupełnisz w kartotece. Zwykle chodzi o kilkanaście kart, nie o pół klubu.
Sobota: przenieś salda rodzin
Tu jest największa pułapka migracji. Historia wpłat z trzech lat to tysiące przelewów, z których import wyciągu rozpoznawał w jednym warszawskim klubie kolarskim (około 500 zawodników) jakieś 60%. Reszta to tytuły typu „WM”, podwójne spacje i dwa kody dzieci sklejone w jeden ciąg. Najgorsze w tym jest to, że rodzic zapłacił, a system tego nie widzi. Rozliczanie tysięcy starych przelewów od nowa nie ma sensu.
Dlatego zasada jest inna. Historii wpłat nie przenosisz. Przenosisz stan na dzień migracji: kto ma nadpłatę 100 zł, kto zalega 300 zł, kto stoi na zerze. Nadpłatę opisz w uwadze, pierwszy miesiąc ją skonsumuje.
Podział pracy na tę sobotę:
- przepisz salda rodzin do składek, rodzina po rodzinie, z drugą osobą do kontroli,
- zostaw całą historię wpłat w arkuszu jako archiwum, do wglądu i do reklamacji,
- spisz rodziny z wątpliwym saldem i rozlicz je, zanim ruszy pierwsze naliczenie.
Zaległości wpisz ręcznie. Przy typowym klubie to kilkadziesiąt rodzin, czyli jeden wieczór pracy. Od teraz zaległość widzi trener jako znacznik przy nazwisku. Za rozmowę odpowiada trener, automatyczne SMS-y windykacyjne odpadają.
Starych kodów rabatowych nie przenosisz. Kod dla rodzica złamanego nadgarstka wygasł razem z gipsem. Nowe założysz w module składek w kilka minut.
Niedziela: jedna wiadomość do wszystkich rodziców
Rodzice boją się jednego: że będą zakładać wszystko od nowa. Rozwiej go w pierwszym zdaniu wiadomości. Potem konkret: kiedy, gdzie się logują, czy składka zostaje ta sama.
Dzień dobry,
od poniedziałku 7 września prowadzimy zapisy, obecności i składki w jednym systemie
(adres: [twojklub].sportdesk.pl). Dane wszystkich zawodników przenieśliśmy bez zmian.
Nie musicie nic zakładać ani wypełniać od nowa.
W ciągu dwóch dni każda rodzina dostanie link do ustawienia hasła. Po zalogowaniu
zobaczycie terminarz treningów, zapisy na wyjazdy i stan opłat.
Składki i zasady opłat zostają bez zmian.
Przez dwa tygodnie odpowiadamy na pytania pod [e-mail] i pod [telefon].
Zarząd [nazwa klubu]
Mail wyślij z adresu klubu, który rodzice znają, w niedzielę wieczorem. Nie zostawiaj go jednak jako jedynego kanału. W jednym warszawskim klubie kolarskim (około 500 zawodników) na link w mailu kliknęło 10% rodziców. Potwierdź zmianę ustnie: trener na zajęciach, plakat przy szatni, wpis w grupie klubowej. Po tygodniu wyślij drugie przypomnienie, najlepiej SMS-em (to funkcja planu Pro, 99 zł miesięcznie).
Więcej o doborze kanału piszemy w osobnym wpisie: Komunikacja z rodzicami: SMS czy e-mail?. Zmierz liczbę zalogowań po każdym kanale i przy następnym komunikacie zostaw ten, który działa.
Pierwsze dwa tygodnie: licz logowania i wpłaty
Import zajmuje godziny. Wdrożenie zajmuje tygodnie. Przez pierwsze czternaście dni sprawdzaj cztery rzeczy:
- Dzień 1. policz, ilu rodziców ustawiło hasło; poniżej połowy? Wyślij przypomnienie z linkiem.
- Tydzień 1. przeprowadź pierwszy trening z listy w aplikacji trenera i odhaczaj obecność od razu na sali.
- Tydzień 2. sprawdź pierwsze naliczenie składek oraz zniżki rodzinne na dwóch przykładowych rodzinach.
- Codziennie. dopisuj gości z treningów próbnych w aplikacji trenera, bez zakładania kartoteki; po zajęciach wyślij deklarację członkowską do wypełnienia online.
- Zawsze. notuj poprawki kartoteki w jednym miejscu: zły telefon, zdublowane nazwisko, zmiana grupy.
Największe ryzyko pierwszych dni to dwie listy obok siebie. Trener prowadzi obecność w aplikacji, a skarbnik wciąż rozlicza przelewy w arkuszu, bo „tak mu wygodniej”. Ustal jedno: od pierwszego naliczenia arkusz jest tylko do czytania.
Zniżki rodzinne sprawdź na dwóch rodzinach, z dwójką i z trójką dzieci. Jeśli drugie dziecko ma płacić 250 zł, a trzecie nic, system policzy to sam: jak działają zniżki rodzinne.
Jak to wygląda w SportDesk
Import kartoteki jest częścią darmowego planu, jak wszystko inne poza SMS i AI. Kreator klubu prowadzi Cię przez nazwę, sport i subdomenę. Potem wgrywasz arkusz. Sprawdzasz liczby w kartotece i przepisujesz salda rodzin do składek. Płatności online trafiają na Wasze własne konto Tpay, bez naszej prowizji. Klub możesz założyć za darmo w kilka minut: Załóż klub.