W jednym z warszawskich klubów kolarskich (ok. 500 zawodników) ręczne rozpoznawanie przelewów łapało najwyżej 60% wpłat. Resztę doczytywano wieczorami z wyciągu bankowego: kto, ile, za kogo. Ten tekst pokazuje, jak przejść na płatności linkiem przez własne konto Tpay Twojego klubu. Dowiesz się z niego, dlaczego tytuły przelewów zawodzą, gdzie wkleić klucze API i jak ustawić automatyczne pobieranie składki kartą.
Dlaczego rozpoznawanie przelewów zawodzi
Tytuł przelewu pisze rodzic, a czyta go osoba prowadząca składki w klubie. Z realnego wyciągu jednego sezonu: „WM”, „WM bez myślnika”, ta sama fraza z podwójną spacją. Rodzic dwójki dzieci wpisywał oba kody w jednym ciągu. Babcia płaciła ze swojego konta, którego nazwiska nie było w kartotece. Bywały też przelewy zupełnie bez tytułu.
Każda taka wpłata wymaga pracy człowieka: porównania kwoty i daty, zajrzenia do arkusza, czasem telefonu do rodzica. Przy 400 rodzinach i 40% wpłat nierozpoznanych to 160 dopasowań miesięcznie. Po 5 minutach na każdą wychodzi ponad 13 godzin pracy w miesiącu. Drożej od czasu wychodzą zaległości pozorne. Rodzic zapłacił piątego sierpnia, a w systemie wisi mu zaległość. Trener widzi czerwony znacznik przy nazwisku dziecka i pyta o to na treningu. Rozmowa zaczyna się od przeprosin klubu, choć winne były tytuły przelewów. Panel składkowy używany przez ten klub dokładał do tego automatyczne SMS-y o długu, wysyłane także do osób, które właśnie zapłaciły.
Płatność linkiem a przelew z kodem
W przelewie wszystkie dane wpisuje człowiek. W płatności linkiem nadaje je system. Rodzic klika przycisk przy należności, wybiera BLIK, szybki przelew albo kartę i płaci dokładnie tę kwotę. Tpay odsyła podpisane powiadomienie o transakcji. System sprawdza podpis, odrzuca duplikaty i przypisuje wpłatę właściwej rodzinie. Nikt nigdzie nie przepisuje kodu z tytułu.
| Przelew z kodem | Płatność linkiem | |
|---|---|---|
| Kto komponuje tytuł | rodzic, dowolnie | nikt, identyfikator nadaje system |
| Kwota | przepisywana ręcznie | zaszyta w linku |
| Rozpoznanie wpłaty | człowiek czyta wyciąg | automatyczne księgowanie po powiadomieniu |
| Zaległości pozorne | częste | tylko przy błędzie technicznym |
| Praca przy składcach | godziny miesięcznie | przegląd raportu |
Scenariusz jednej składki wygląda tak: rodzic dostaje link w wiadomości, klika, potwierdza płatność w aplikacji banku. Całość zajmuje kilkanaście sekund. Co jednak, gdy powiadomienie nie dotrze do systemu? Wtedy wpłata zostaje nierozpoznana i wraca stara droga: wyciąg plus ręczne dopasowanie. Import wyciągu bankowego zostaje więc w systemie jako droga awaryjna, przydatna też przy przenoszeniu historii sprzed wdrożenia. Codzienne wpłaty idą jednak linkiem.
Jak podłączyć konto Tpay krok po kroku
Płatności online działają na koncie Tpay należącym do klubu. Pieniądze od rodziców trafiają prosto na klubowy rachunek. SportDesk nie przechowuje żadnych środków i nie pobiera prowizji od Twoich składek.
- Załóż konto Tpay na dane klubu. Rejestracja idzie na NIP stowarzyszenia, a wypłaty na klubowy rachunek. Ten rachunek znasz z bankowości zarządu.
- Pobierz dane do integracji. W panelu Tpay znajdziesz Client ID i Client Secret (dane Open API) oraz kod bezpieczeństwa służący do weryfikacji powiadomień.
- Wklej klucze w kreatorze klubu. W kroku konfiguracji modułu Płatności online wpisujesz Client ID, Client Secret i kod bezpieczeństwa, a obok zaznaczasz tryb sandbox. Klucze zapisują się w bazie zaszyfrowane.
- Skopiuj adresy do panelu Tpay. System pokazuje adres powiadomień i adres powrotu, policzone z subdomeny Twojego klubu. Wklejasz je w ustawieniach powiadomień Tpay. Od tej chwili każda wpłata wraca do właściwego klubu w systemie.
- Przetestuj na sandboksie. Wykonaj jedną transakcję testową i sprawdź, czy należność zaksięgowała się w module Składki.
- Przełącz na produkcję. W ustawieniach modułu zmieniasz tryb sandbox na konto produkcyjne.
Zanim roześlesz pierwsze linki, zrób jedną płatność za 1 zł na żywym koncie i sprawdź, czy zaksięgowała się przy właściwym dziecku. Ten złoty kupuje pewność, że adres powiadomień stoi dobrze.
Subskrypcja kartą: składka schodzi sama
Składka powtarza się co miesiąc, a pamięć rodzica nie zawsze nadąża. Dlatego rodzic zapisuje kartę raz, a potem system pobiera składkę automatycznie. Zapis w systemie mówi wprost: kto zapisał kartę, na jaką kwotę i od kiedy. Rodzic może też zapłacić z góry za trzy miesiące albo za pół roku, na przykład przed wakacjami.
Jedno zastrzeżenie techniczne: automatyczne pobieranie wymaga usługi płatności cyklicznych (tokenizacji karty) na koncie Tpay. Sprawdź jej dostępność przy zakładaniu konta. Bez niej zapis karty zostaje deklaracją w systemie, bez realnego pobrania pieniędzy.
Link obsługuje też sytuacje nadzwyczajne. Kod rabatowy na miesiąc przerwy po złamanej ręce. Zaliczka na obóz pobierana przy zapisie. Wpisowe z workiem gadżetów dla nowego zawodnika. Jedna kwota, jeden link, automatyczne zaksięgowanie.
System przy tym nikogo nie nagabuje. Miesięczny link do opłaty idzie raz. Poza tym czerwony znacznik widzi trener, a nie automat, i to on decyduje, kiedy porozmawiać z rodzicem.
Kto płaci prowizję: klub czy rodzic
Tpay rozlicza się z klubem według swojego cennika. Stawka zależy od taryfy i od tego, jakimi metodami płacą rodzice, dlatego aktualne warunki sprawdź w panelu Tpay. SportDesk nie dolicza do transakcji żadnej własnej marży.
Zarząd podejmuje jedną decyzję przed startem: koszt zostaje w budżecie klubu albo przechodzi na płacącego. Za pierwszą opcją przemawia proste doświadczenie. Rodzic, który miał zapłacić 300 zł i widzi na bramce 305 zł, zaczyna od pytania, skąd różnica. Niespodziewana kwota przy pierwszej płatności psuje nastrój całej akcji. Ustalcie jedną zasadę i stosujcie ją do każdej kwoty: składki, zaliczki i wpisowego.
Pytania przed wdrożeniem
Czy rodzic musi zakładać konto w Tpay? Nie. Rodzic klika link i wybiera BLIK, szybki przelew albo kartę. Konta zakłada klub, nie odbiorcy.
Czy za płatności online płaci się osobno? Nie. Płatności online działają też w planie Free. Prowizję transakcyjną rozlicza Tpay według swojego cennika, bez marży SportDesk.
Co z rodzicem, który uparcie robi zwykły przelew? Może płacić jak dotychczas. Wpis dodasz przez import wyciągu albo ręcznie, a przy okazji podsyłasz mu link. Zwykle szybko przechodzi na link, bo to mniej kroków.
Jak to wygląda w SportDesk
Włączasz moduł Składki (naliczenia miesięczne, zniżki rodzinne, kody rabatowe) i moduł Płatności online, który wymaga pierwszego. Klucze Tpay wklejasz w kreatorze klubu: Client ID, Client Secret i kod bezpieczeństwa. System od razu pokazuje adres powiadomień do wklejenia w panelu Tpay. Rodzic klika „Zapłać” przy należności w swoim panelu, płaci na bramce, a wpłata księguje się po podpisanym powiadomieniu. W raporcie należności widzisz od razu, co przyszło linkiem, a co wymaga jeszcze dopasowania.
Klub możesz założyć za darmo w kilka minut: Załóż klub.
Płatności online są w planie Free: cennik pokazuje całość bez logowania. Zanim zaczniesz zbierać pieniądze, uporządkuj samo naliczanie składek; napisaliśmy o tym we wpisie jak zbierać składki klubowe bez Excela. A jeśli klub jeździ na obozy, zobacz jak organizować zapisy z zaliczką i limitem minimalnym.